Zásady ochrany osobných údajov

1.Kto sme a ako nás kontaktovať

1.1 Tieto zásady opisujú, ako nakladáme s osobnými údajmi pri prevádzke služby Buildify CDE (webová aplikácia cde.buildify.cz, identity server api.buildify.cz) a marketingového webu buildify.cz.

1.2 Prevádzkovateľom je Buildify Digital s.r.o., IČO 29541743, so sídlom Korunní 2569/108, Vinohrady, 101 00 Praha 10, zapísaná v obchodnom registri vedenom Mestským súdom v Prahe, sp. zn. C 447453. Konateľom je Lukáš Kluch, ktorý spoločnosť zastupuje samostatne.

1.3 Napíšte nám na kluch@buildify.cz. Na túto adresu posielajte aj žiadosti o výkon práv podľa článku 9.

1.4 Zodpovednú osobu pre ochranu osobných údajov sme nemenovali. Nespĺňame podmienky čl. 37 GDPR — nie sme verejný subjekt, nemonitorujeme ľudí vo veľkom rozsahu a nespracúvame vo veľkom rozsahu osobitné kategórie údajov. Agendu ochrany osobných údajov vybavuje priamo konateľ.

2.Dve roly: kedy sme prevádzkovateľ a kedy sprostredkovateľ

2.1 Naše postavenie sa líši podľa toho, o aké údaje ide.

2.2 Prevádzkovateľom sme pri údajoch o používateľských účtoch a pri prevádzkových údajoch služby: e-mail, meno a priezvisko, avatar, hash hesla, stav overenia e-mailu, spôsob prihlásenia, čas posledného prihlásenia, audit log, relácie a tokeny, fakturačné údaje, dopyty z webu. O týchto spracúvaniach rozhodujeme my a riadia sa týmito zásadami.

2.3 Sprostredkovateľom sme pri všetkom, čo do projektov nahráte: dokumenty, CAD a DWG, modely IFC a BIM, LandXML, point cloudy, fotografie, chyby, formuláre, úlohy, komentáre a markupy. Prevádzkovateľom tohto obsahu je firma, ktorá si službu zaobstarala. My s ním pracujeme len podľa jej pokynov a podľa uzatvorenej zmluvy o spracúvaní.

Prostou rečou: Účet vám vedieme my. Čo doň nahráte, patrí vašej firme. Keď chcete vedieť, prečo sú vaše osobné údaje v cudzom projekte, pýtajte sa firmy, ktorá projekt vedie. My jej to pomôžeme vybaviť.

3.Čo spracúvame ako prevádzkovateľ

3.1 Prehľad spracúvaní, o ktorých rozhodujeme my:

3.2 Audit log je jadro toho, na čo CDE slúži. Pri dokumentoch podľa ISO 19650 musí byť kedykoľvek preukázateľné, kto čo schválil, kto zmenil revízny kód a kedy. Preto zaznamenávame aj to, kto akciu vykonal a odkiaľ. Bez toho by výstup z CDE nemal dôkaznú hodnotu.

3.3 Audit log preto prežíva zrušenie účtu. Keď účet zrušíte, zmažeme profil, ale záznamy o úkonoch v projektoch zostanú po zvyšok 24-mesačnej lehoty. Inak by sa dalo spätne zamiesť stopu po vlastnom schválení. Toto je náš oprávnený záujem aj oprávnený záujem ostatných účastníkov stavby. Môžete proti nemu podať námietku podľa článku 9.

3.4 IP adresu a User-Agent zaznamenávame len pri prihlásení, pri úkonoch v audit logu a v prevádzkových logoch. Nesledujeme, po akých stránkach sa pohybujete, a neprofilujeme vás.

3.5 Dopyt z webu vybavujeme ako rokovanie o zmluve. Keď do 24 mesiacov neprebehne žiadny kontakt, dopyt zmažeme. Obchodné oznámenia nad rámec odpovede na dopyt posielame len so súhlasom.

3.6 Identity server api.buildify.cz používa aj sesterský produkt bpulse toho istého poskytovateľa; ide o dve oddelené spracúvania toho istého prevádzkovateľa a údaje z Buildify CDE sa pre bpulse nepoužívajú.

3.7 Meranie návštevnosti beží len na marketingovom webe buildify.cz a len po vašom súhlase udelenom v cookie lište. Do merania neposielame meno, e-mail, telefón ani text dopytu. Vo webovej aplikácii a na identity serveri nebeží žiadny analytický ani reklamný nástroj. Čo presne sa ukladá a ako súhlas odvolať, opisujú Zásady používania cookies.

4.Fotografie zo stavby

4.1 V terénnom režime sa do chýb a dokumentácie nahrávajú fotografie zo stavby. Na nich bývajú ľudia, ich tváre, firemné oblečenie a EČV vozidiel. To sú osobné údaje.

4.2 Pri týchto fotografiách sme sprostredkovateľ. Prevádzkovateľom je firma, ktorá ich do projektu nahrala. Ona rozhoduje, prečo sa fotí, ako dlho sa fotky držia a kto ich uvidí. Ona tiež plní informačnú povinnosť voči ľuďom na fotkách.

Prostou rečou: Keď ste na fotke zo stavby a nechcete tam byť, obráťte sa na firmu, ktorá fotku vyhotovila. My fotky nahrané do projektu neprezeráme ani nikomu neodovzdávame. Nedokážeme sami posúdiť, kto je na nich.

4.3 Extrakcia textu z dokumentov beží lokálne na našich serveroch knižnicou Tesseract. Obsah vašich súborov kvôli tomu nikam neodchádza.

5.Zdieľacie odkazy a overovacia stránka výtlačku

5.1 Používateľ môže vytvoriť zdieľací odkaz, cez ktorý sa k dokumentu dostane aj človek bez účtu. O vytvorení odkazu rozhoduje firma, ktorá projekt vedie — my sme pri tom sprostredkovateľ. Pri samotnom prístupe zaznamenávame technické údaje potrebné pre bezpečnosť a preukázateľnosť: čas prístupu, IP adresu a User-Agent. Slúžia na obranu proti zneužitiu odkazu.

5.2 Verejná overovacia stránka výtlačku je anonymná. Naskenujete QR kód z tlačovej pečiatky a stránka vám ukáže len to, či je výtlačok stále platný a ku ktorej verzii patrí. Obsah dokumentu sa na nej nezobrazuje a overenie nevyžaduje prihlásenie ani zadanie akýchkoľvek údajov o vás.

6.Komu údaje odovzdávame

6.1 Osobné údaje nepredávame. Odovzdávame ich len dodávateľom, ktorých potrebujeme na prevádzku služby:

6.2 Editáciu dokumentov v prehliadači cez Collabora Online prevádzkujeme sami na vlastnej virtuálnej infraštruktúre v Google Cloud. Nie je to sub-sprostredkovateľ a dokumenty pri editácii nikam von neodchádzajú.

6.3 Údaje môžeme odovzdať aj orgánom verejnej moci, ak nám to ukladá zákon, a nášmu právnemu alebo účtovnému poradcovi.

6.4 Zmenu sub-sprostredkovateľa oznámime zákazníkom 30 dní vopred.

7.Údaje zostávajú v EÚ

7.1 Všetko spracúvanie prebieha v Európskej únii. Aplikácia, databáza aj úložisko bežia v Google Cloud v regióne europe-west3 (Frankfurt). Zálohy sa držia tamtiež.

7.2 Jediná výnimka je Stripe, ktorý môže platobné údaje odovzdávať vnútri svojej skupiny. Deje sa to na základe štandardných zmluvných doložiek podľa vykonávacieho rozhodnutia Komisie (EÚ) 2021/914.

Prostou rečou: Vaše súbory zostávajú vo Frankfurte. Mimo EÚ ide len to, čo je nutné na odbavenie platby kartou.

8.Ako dlho údaje držíme

8.1 Dlhšie lehoty platia len tam, kde ich stanoví zákon (účtovné doklady 10 rokov) alebo kde údaje potrebujeme na obranu právneho nároku.

9.Vaše práva

9.1 Máte právo na prístup k svojim údajom, na opravu nepresných údajov, na vymazanie, na obmedzenie spracúvania, na prenosnosť údajov spracúvaných na základe zmluvy alebo súhlasu, na námietku proti spracúvaniu z oprávneného záujmu a na odvolanie súhlasu kedykoľvek. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na spracúvanie pred odvolaním.

9.2 Napíšte na kluch@buildify.cz. Vybavíme to do jedného mesiaca. Ak je žiadosť zložitá alebo ich príde viac, môžeme lehotu predĺžiť o ďalšie dva mesiace — dáme vám vedieť do mesiaca od podania aj s dôvodom.

9.3 Musíme si overiť, že ste naozaj vy. Zvyčajne stačí, že píšete z e-mailu, ktorým sa do služby prihlasujete. Keď to nestačí, vyžiadame si doplňujúci údaj. Kópiu dokladu totožnosti nechceme.

9.4 Ak ide o obsah v projekte, kde sme len sprostredkovateľ, žiadosť sami nevybavíme. Odovzdáme ju bez zbytočného odkladu firme, ktorá je prevádzkovateľom, a dáme vám vedieť komu. Zákazníkom sme sa zaviazali poskytnúť súčinnosť do 10 pracovných dní.

9.5 Základné veci si môžete urobiť sami: profil upravíte v nastavení účtu, notifikácie vypnete v nastavení notifikácií, marketingové e-maily odhlásite odkazom v pätičke.

10.Automatické rozhodovanie

10.1 Nerobíme automatizované rozhodovanie ani profilovanie s právnymi účinkami pre vašu osobu.

11.Sťažnosť u dozorného úradu

11.1 Ak si myslíte, že s vašimi údajmi nakladáme zle, ozvite sa najprv nám. Máte však aj právo podať sťažnosť na Úrade pre ochranu osobných údajov, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.

12.Zabezpečenie, deti a zmeny týchto zásad

12.1 Údaje chránime technickými a organizačnými opatreniami — izoláciou údajov jednotlivých zákazníkov na úrovni databázy, granulárnymi oprávneniami na priečinky, povinným overením e-mailu, viacfaktorovým overením u super-adminov, šifrovaným prenosom a šifrovaním v pokoji na strane Google Cloud, obmedzením počtu požiadaviek a auditom úkonov. Úplný opis opatrení je prílohou zmluvy o spracúvaní, ktorú uzatvárame so zákazníkom.

12.2 Služba nie je určená osobám mladším ako 16 rokov a účty pre ne nezriaďujeme.

12.3 Zásady môžeme zmeniť, keď sa zmení služba alebo právna úprava. Novú verziu zverejníme na webe s dátumom účinnosti. Pri podstatných zmenách dáme vedieť e-mailom alebo v aplikácii.