Zásady ochrany osobních údajů

1.Kdo jsme a jak nás kontaktovat

1.1 Tyto zásady popisují, jak nakládáme s osobními údaji při provozu služby Buildify CDE (webová aplikace cde.buildify.cz, identity server api.buildify.cz) a marketingového webu buildify.cz.

1.2 Provozovatelem je Buildify Digital s.r.o., IČO 29541743, se sídlem Korunní 2569/108, Vinohrady, 101 00 Praha 10, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 447453. Jednatelem je Lukáš Kluch, který společnost zastupuje samostatně.

1.3 Napište nám na kluch@buildify.cz. Na tuto adresu posílejte i žádosti o výkon práv podle článku 9.

1.4 Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali. Nesplňujeme podmínky čl. 37 GDPR — nejsme veřejný subjekt, nemonitorujeme lidi ve velkém rozsahu a nezpracováváme ve velkém rozsahu zvláštní kategorie údajů. Agendu ochrany osobních údajů vyřizuje přímo jednatel.

2.Dvě role: kdy jsme správce a kdy zpracovatel

2.1 Naše postavení se liší podle toho, o jaká data jde.

2.2 Správce jsme u údajů o uživatelských účtech a u provozních dat služby: e-mail, jméno a příjmení, avatar, hash hesla, stav ověření e-mailu, způsob přihlášení, čas posledního přihlášení, audit log, relace a tokeny, fakturační údaje, poptávky z webu. O těchto zpracováních rozhodujeme my a řídí se těmito zásadami.

2.3 Zpracovatelem jsme u všeho, co do projektů nahrajete: dokumenty, CAD a DWG, modely IFC a BIM, LandXML, point cloudy, fotografie, vady, formuláře, úkoly, komentáře a markupy. Správcem tohoto obsahu je firma, která si službu pořídila. My s ním pracujeme jen podle jejích pokynů a podle uzavřené zpracovatelské smlouvy.

Prostou řečí: Účet vám vedeme my. Co do něj nahrajete, patří vaší firmě. Když chcete vědět, proč jsou vaše osobní údaje v cizím projektu, ptejte se firmy, která projekt vede. My jí to pomůžeme vyřídit.

3.Co zpracováváme jako správce

3.1 Přehled zpracování, u kterých rozhodujeme my:

3.2 Audit log je jádro toho, k čemu CDE slouží. U dokumentů podle ISO 19650 musí být kdykoli doložitelné, kdo co schválil, kdo změnil revizní kód a kdy. Proto zaznamenáváme i to, kdo akci provedl a odkud. Bez toho by výstup z CDE neměl důkazní hodnotu.

3.3 Audit log proto přežívá zrušení účtu. Když účet zrušíte, smažeme profil, ale záznamy o úkonech v projektech zůstanou po zbytek 24měsíční lhůty. Jinak by šlo zpětně zamést stopu po vlastním schválení. Toto je náš oprávněný zájem i oprávněný zájem ostatních účastníků stavby. Můžete proti němu podat námitku podle článku 9.

3.4 IP adresu a User-Agent zaznamenáváme jen u přihlášení, u úkonů v audit logu a v provozních logech. Nesledujeme, po jakých stránkách se pohybujete, a neprofilujeme vás.

3.5 Poptávku z webu vyřizujeme jako jednání o smlouvě. Když do 24 měsíců neproběhne žádný kontakt, poptávku smažeme. Obchodní sdělení nad rámec odpovědi na poptávku posíláme jen se souhlasem.

3.6 Identity server api.buildify.cz používá i sesterský produkt bpulse téhož poskytovatele; jde o dvě oddělená zpracování téhož správce a data z Buildify CDE se pro bpulse nepoužívají.

3.7 Měření návštěvnosti běží jen na marketingovém webu buildify.cz a jen po vašem souhlasu uděleném v cookie liště. Do měření neposíláme jméno, e-mail, telefon ani text poptávky. Ve webové aplikaci a na identity serveru neběží žádný analytický ani reklamní nástroj. Co přesně se ukládá a jak souhlas odvolat, popisují Zásady používání cookies.

4.Fotografie ze stavby

4.1 V terénním režimu se do vad a dokumentace nahrávají fotografie ze stavby. Na nich bývají lidé, jejich obličeje, firemní oblečení a SPZ vozidel. To jsou osobní údaje.

4.2 U těchto fotografií jsme zpracovatel. Správcem je firma, která je do projektu nahrála. Ona rozhoduje, proč se fotí, jak dlouho se fotky drží a kdo je uvidí. Ona také plní informační povinnost vůči lidem na fotkách.

Prostou řečí: Když jste na fotce ze stavby a nechcete tam být, obraťte se na firmu, která fotku pořídila. My fotky nahrané do projektu neprohlížíme ani nikomu nepředáváme. Nedokážeme sami posoudit, kdo na nich je.

4.3 Extrakce textu z dokumentů běží lokálně na našich serverech knihovnou Tesseract. Obsah vašich souborů kvůli tomu nikam neodchází.

5.Sdílecí odkazy a ověřovací stránka výtisku

5.1 Uživatel může vytvořit sdílecí odkaz, přes který se k dokumentu dostane i člověk bez účtu. O vytvoření odkazu rozhoduje firma, která projekt vede — my jsme u toho zpracovatel. U samotného přístupu zaznamenáváme technické údaje potřebné pro bezpečnost a doložitelnost: čas přístupu, IP adresu a User-Agent. Slouží k obraně proti zneužití odkazu.

5.2 Veřejná ověřovací stránka výtisku je anonymní. Naskenujete QR kód z tiskového razítka a stránka vám ukáže jen to, zda je výtisk stále platný a k jaké verzi patří. Obsah dokumentu se na ní nezobrazuje a ověření nevyžaduje přihlášení ani zadání jakýchkoli údajů o vás.

6.Komu data předáváme

6.1 Osobní údaje neprodáváme. Předáváme je jen dodavatelům, které potřebujeme k provozu služby:

6.2 Editaci dokumentů v prohlížeči přes Collabora Online provozujeme sami na vlastní virtuální infrastruktuře v Google Cloud. Není to sub-zpracovatel a dokumenty při editaci nikam ven neodcházejí.

6.3 Údaje můžeme předat také orgánům veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon, a našemu právnímu nebo účetnímu poradci.

6.4 Změnu sub-zpracovatele oznámíme zákazníkům 30 dní předem.

7.Data zůstávají v EU

7.1 Veškeré zpracování probíhá v Evropské unii. Aplikace, databáze i úložiště běží v Google Cloud v regionu europe-west3 (Frankfurt). Zálohy se drží tamtéž.

7.2 Jediná výjimka je Stripe, který může platební údaje předávat uvnitř své skupiny. Děje se to na základě standardních smluvních doložek podle prováděcího rozhodnutí Komise (EU) 2021/914.

Prostou řečí: Vaše soubory zůstávají ve Frankfurtu. Mimo EU jde jen to, co je nutné k odbavení platby kartou.

8.Jak dlouho data držíme

8.1 Delší lhůty platí jen tam, kde je stanoví zákon (účetní doklady 10 let) nebo kde údaje potřebujeme k obraně právního nároku.

9.Vaše práva

9.1 Máte právo na přístup ke svým údajům, na opravu nepřesných údajů, na výmaz, na omezení zpracování, na přenositelnost údajů zpracovávaných na základě smlouvy nebo souhlasu, na námitku proti zpracování z oprávněného zájmu a na odvolání souhlasu kdykoli. Odvolání souhlasu nemá vliv na zpracování před odvoláním.

9.2 Napište na kluch@buildify.cz. Vyřídíme to do jednoho měsíce. Pokud je žádost složitá nebo jich přijde víc, můžeme lhůtu prodloužit o další dva měsíce — dáme vám vědět do měsíce od podání i s důvodem.

9.3 Musíme si ověřit, že jste opravdu vy. Obvykle stačí, že píšete z e-mailu, kterým se do služby přihlašujete. Když to nestačí, vyžádáme si doplňující údaj. Kopie dokladu totožnosti nechceme.

9.4 Jde-li o obsah v projektu, kde jsme jen zpracovatel, žádost sami nevyřídíme. Předáme ji bez zbytečného odkladu firmě, která je správcem, a dáme vám vědět komu. Zákazníkům jsme se zavázali poskytnout součinnost do 10 pracovních dnů.

9.5 Základní věci si můžete udělat sami: profil upravíte v nastavení účtu, notifikace vypnete v nastavení notifikací, marketingové e-maily odhlásíte odkazem v patičce.

10.Automatické rozhodování

10.1 Neděláme automatizované rozhodování ani profilování s právními účinky pro vaši osobu.

11.Stížnost u dozorového úřadu

11.1 Pokud si myslíte, že s vašimi údaji nakládáme špatně, ozvěte se nejdřív nám. Máte ale také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.

12.Zabezpečení, děti a změny těchto zásad

12.1 Data chráníme technickými a organizačními opatřeními — izolací dat jednotlivých zákazníků na úrovni databáze, granulárními oprávněními na složky, povinným ověřením e-mailu, vícefaktorovým ověřením u super-adminů, šifrovaným přenosem a šifrováním v klidu na straně Google Cloud, omezením počtu požadavků a auditem úkonů. Úplný popis opatření je přílohou zpracovatelské smlouvy, kterou uzavíráme se zákazníkem.

12.2 Služba není určena osobám mladším 16 let a účty pro ně nezřizujeme.

12.3 Zásady můžeme změnit, když se změní služba nebo právní úprava. Novou verzi zveřejníme na webu s datem účinnosti. U podstatných změn dáme vědět e-mailem nebo v aplikaci.