Zásady ochrany osobních údajů

1.Kdo jsme a jak nás kontaktovat

1.1 Tyto zásady popisují, jak nakládáme s osobními údaji při provozu našich služeb a webů:

• Buildify CDE - webová aplikace cde.buildify.cz
• BIM Harness - AI editor modelů budov na app.bim-harness.com, včetně čekací listiny a předstartovních míst
• bim-pulse - CDE connector na b-pulse.buildify.cz, v roli správce účtů
• přihlašovací služba api.buildify.cz
• weby buildify.cz a bim-harness.com

1.2 Provozovatelem je Buildify Digital s.r.o., IČO 29541743, se sídlem Korunní 2569/108, Vinohrady, 101 00 Praha 10, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 447453. Jednatelem je Lukáš Kluch, který společnost zastupuje samostatně.

1.3 Napište nám na kluch@buildify.cz. Na tuto adresu posílejte i žádosti o výkon práv podle článku 9.

1.4 Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali. Nesplňujeme podmínky čl. 37 GDPR - nejsme veřejný subjekt, nemonitorujeme lidi ve velkém rozsahu a nezpracováváme ve velkém rozsahu zvláštní kategorie údajů. Agendu ochrany osobních údajů vyřizuje přímo jednatel.

2.Dvě role: kdy jsme správce a kdy zpracovatel

2.1 Naše postavení se liší podle toho, o jaká data jde.

2.2 Správce jsme u údajů o uživatelských účtech a u provozních dat služeb: e-mail, jméno a příjmení, avatar, hash hesla, stav ověření e-mailu, způsob přihlášení, čas posledního přihlášení, audit log, relace a tokeny, fakturační údaje, záznamy o souhlasech, údaje o tom, jak používáte BIM Harness, čekací listina BIM Harness a poptávky z webu. O těchto zpracováních rozhodujeme my a řídí se těmito zásadami.

2.3 Zpracovatelem jsme u obsahu, který do služeb nahrává firma v rámci svého podnikání: dokumenty a modely v Buildify CDE, zadání, konverzace s AI asistentem, fotografie a výkresy v BIM Harness. Správcem tohoto obsahu je firma, která si službu pořídila. My s ním pracujeme jen podle jejích pokynů a podle uzavřené zpracovatelské smlouvy.

2.4 Spotřebitelé v BIM Harness. Když BIM Harness používáte jako spotřebitel pro své osobní potřeby, jsme správcem i u obsahu, který do něj vložíte. Zpracováváme ho jen proto, abychom vám službu poskytli (článek 3.1, řádek „Obsah v BIM Harness“).

Prostou řečí: Účet vám vedeme my. Co do služby nahraje firma, patří firmě. Když chcete vědět, proč jsou vaše osobní údaje v cizím projektu, ptejte se firmy, která projekt vede. My jí to pomůžeme vyřídit.

3.Co zpracováváme jako správce

3.1 Přehled zpracování, u kterých rozhodujeme my:

3.2 Audit log je jádro toho, k čemu Buildify CDE slouží. U dokumentů podle ISO 19650 musí být kdykoli doložitelné, kdo co schválil, kdo změnil revizní kód a kdy. Proto zaznamenáváme i to, kdo akci provedl a odkud. Bez toho by výstup z CDE neměl důkazní hodnotu.

3.3 Audit log proto přežívá zrušení účtu. Když účet zrušíte, smažeme profil, ale záznamy o úkonech v projektech zůstanou po zbytek 24měsíční lhůty. Jinak by šlo zpětně zamést stopu po vlastním schválení. Toto je náš oprávněný zájem i oprávněný zájem ostatních účastníků stavby. Můžete proti němu podat námitku podle článku 9.

3.4 IP adresu a User-Agent zaznamenáváme jen u přihlášení, u úkonů v audit logu, u záznamů o souhlasech, u přihlášky na čekací listinu a v provozních logech. Do analýzy používání BIM Harness podle článku 3.9 je neposíláme. V Buildify CDE, v bim-pulse a na přihlašovací službě nesledujeme, po jakých stránkách se pohybujete, a neprofilujeme vás. V BIM Harness sledujeme jen vybrané kroky podle článku 3.9, obrazovky a kliknutí jen s vaším souhlasem podle článku 3.13 a tarif vám doporučujeme podle článku 3.12.

3.5 Poptávku z webu vyřizujeme jako jednání o smlouvě. Když do 24 měsíců neproběhne žádný kontakt, poptávku smažeme. Obchodní sdělení nad rámec odpovědi na poptávku posíláme jen se souhlasem.

3.6 Přihlašovací službu api.buildify.cz sdílí Buildify CDE, BIM Harness a bim-pulse. Jde o oddělená zpracování téhož správce; obsah jedné služby se pro jinou nepoužívá.

3.7 Měření návštěvnosti a marketing na webech buildify.cz a bim-harness.com běží jen po vašem souhlasu v cookie liště. Podle nastavení webu jde o Google Analytics 4, PostHog, Microsoft Clarity, Google Ads, Meta Pixel a LinkedIn Insight. Do měření neposíláme jméno, e-mail, telefon ani text poptávky. V aplikaci BIM Harness běží v prohlížeči jen PostHog, a to jen po vašem souhlasu v liště aplikace (článek 3.13). Vedle toho náš server posílá PostHogu vybrané kroky v aplikaci podle článku 3.9, bez cookies. V Buildify CDE, v bim-pulse a na přihlašovací službě neběží žádný analytický ani reklamní nástroj. Co přesně se ukládá a jak souhlas odvolat, popisují Zásady používání cookies.

3.8 Zveřejnění na LinkedInu a v galerii. Vaši první větu, model nebo jméno zveřejníme jen tehdy, když k tomu dáte samostatný souhlas, který není podmínkou přihlášky ani služby. Souhlas můžete kdykoli odvolat e-mailem; další zveřejnění zastavíme a příspěvky, které máme pod kontrolou, odstraníme.

3.9 Analýza používání BIM Harness. Abychom věděli, kde se lidé v BIM Harness zadrhávají, co jim funguje a jak docházejí k placenému tarifu, posílá náš server službě PostHog tyto kroky, které v aplikaci uděláte:

• přihlášení a kroky úvodního průvodce
• zahájení a dokončení stavby a počet spotřebovaných kreditů; stavba, kterou nešlo spustit pro nedostatek kreditů
• zobrazení tarifů a fakturace, zahájení platby, aktivace, obnovení, neúspěšná platba a zrušení předplatného, nákup kreditů
• odeslání servisního e-mailu a kliknutí na odkaz v něm
• změna souhlasu s newsletterem a odpověď v anketě o jedné otázce

3.10 Co k tomu připojujeme a co ne. Ke krokům připojujeme tyto údaje o účtu: tarif, zůstatek kreditů, počet staveb, datum první stavby, jak účet vznikl (čekací listina, založení naším týmem, pozvánka) a zdroj návštěvy (UTM), jazyk, zda máte souhlas s newsletterem a zda jde o náš interní účet. Neposíláme e-mail, jméno, IP adresu, text zadání ani konverzaci s AI. PostHog zná jen pseudonymní ID účtu, tedy náhodný identifikátor, podle kterého vás bez našich dalších údajů nikdo nepozná. Pro tuto část do vašeho zařízení nic neukládáme ani z něj nic nečteme. Data PostHogu jsou uložena v EU (Frankfurt). Údaje držíme 24 měsíců od vaší poslední aktivity; když účet zrušíte, smažeme je do 30 dní.

3.11 Oprávněný zájem a námitka. Právním důvodem je náš oprávněný zájem zlepšovat službu a vědět, jak lidé docházejí k placenému tarifu, čl. 6 odst. 1 písm. f). Jak jsme ho vyvážili s vašimi zájmy, vám na požádání popíšeme. Proti tomuto zpracování můžete kdykoli vznést námitku jedním kliknutím: v Nastavení aplikace zapněte volbu „Nesdílet údaje o používání pro zlepšování služby“. Od té chvíle o vás PostHogu nic neposíláme a tarif vám podle používání nedoporučujeme. Dříve odeslané údaje na požádání smažeme. Námitku můžete podat i e-mailem podle článku 9.

3.12 Doporučení tarifu. Podle toho, kolik kreditů spotřebujete na jednu stavbu, vám v aplikaci a v e-mailech doporučíme tarif, který vám vyjde nejlépe. Je to profilování v malém rozsahu. Doporučení je jen nabídka: na cenu, přístup ke službě ani podmínky nemá vliv a tarif si vybíráte sami (článek 10). V e-mailu vám ho pošleme jen jako obchodní sdělení, tedy s vaším souhlasem, nebo když jste platící zákazník a obchodní sdělení jste neodmítli. Kdo nic nezaplatil, například má jen zkušební hodinu, dostává bez souhlasu jen servisní e-maily o účtu a kreditech. Ty chodí všem uživatelům, protože souvisejí se smlouvou.

3.13 Měření v prohlížeči v aplikaci BIM Harness. Jen když to povolíte v liště aplikace, načte se do aplikace nástroj PostHog. Zaznamenává pak, které obrazovky otevíráte a na co klikáte, a skládá z toho teplotní mapy. Text na obrazovce ani to, co píšete, přitom neodesílá. Nahrávání průběhu relace zatím nepoužíváme. Pokud ho zapneme, budou v nahrávkách všechna vstupní pole a text zadání a konverzace s AI maskované, takže je neuvidíme. Měření se připojí k témuž pseudonymnímu ID jako analýza podle článku 3.9. Souhlas odvoláte v Nastavení aplikace: nástroj se zastaví a jeho cookies a záznamy v prohlížeči (ph_*) smažeme. Podrobnosti popisují Zásady používání cookies.

3.14 Propojení návštěvy webu s účtem. Když jste na bim-harness.com povolili analytické cookies a pak se zapsali na čekací listinu, můžeme se zápisem předat i pseudonymní identifikátor, který vaší návštěvě přidělil PostHog. Po přihlášení do aplikace pak vaši dřívější návštěvu webu propojíme s účtem, abychom viděli, která kampaň vás k nám přivedla. Když jste analytické cookies na webu nepovolili, žádný takový identifikátor nevznikne a nic se nepropojí.

Prostou řečí: V BIM Harness vidíme, kolik lidí dokončí první stavbu, kolik kreditů na ni spotřebují a kdo si pak koupí tarif. V PostHogu přitom není vaše jméno, e-mail ani to, co stavíte, jen náhodné ID účtu. Když nechcete, aby se to počítalo i s vámi, vypnete to v Nastavení. Kliknutí v aplikaci měříme jen s vaším souhlasem.

4.Fotografie, výkresy a zadání

4.1 V terénním režimu Buildify CDE a v BIM Harness se nahrávají fotografie staveb a fasád. Na nich bývají lidé, jejich obličeje a SPZ vozidel. To jsou osobní údaje. Ve výkresech bývají jména a razítka a v textu zadání může být cokoli, co do něj napíšete.

4.2 Když takový obsah nahrává firma, jsme zpracovatel a správcem je firma. Ona rozhoduje, proč se fotí, jak dlouho se fotky drží a kdo je uvidí, a ona plní informační povinnost vůči lidem na fotkách. U spotřebitelů v BIM Harness jsme správce podle článku 2.4.

Prostou řečí: Když jste na fotce ze stavby a nechcete tam být, obraťte se na toho, kdo fotku pořídil. My fotky neprohlížíme a nikomu je nepředáváme, kromě AI dodavatele, který je zpracuje pro danou operaci.

4.3 Extrakce textu z dokumentů v Buildify CDE běží lokálně na našich serverech knihovnou Tesseract. Obsah vašich souborů kvůli tomu nikam neodchází. Buildify CDE funkce umělé inteligence nepoužívá.

5.Umělá inteligence v BIM Harness

5.1 BIM Harness používá modely umělé inteligence dodavatelů uvedených v článku 6.1. Ke zpracování jim posíláme jen to, co je potřeba pro danou operaci: text zadání, konverzaci s asistentem, přiložené fotografie a výkresy a snímky modelu. Neposíláme jim přihlašovací ani platební údaje.

5.2 Na vašich datech AI netrénujeme a nedovolujeme to ani dodavatelům. Anthropic data z API podle svých obchodních podmínek k tréninku nepoužívá a Google podle podmínek Vertex AI také ne. Trénink na našich datech jsme nikde nepovolili. Dodavatelé data uchovávají jen dočasně: kvůli zrychlení opakovaných dotazů (cache) nejvýše 24 hodin a v záznamech pro kontrolu zneužití nejvýše 30 dní. Obsah, který dodavatel vyhodnotí jako porušení svých pravidel užívání, může uchovat déle. Smlouvu o nulovém uchovávání dat (zero data retention) s dodavateli nemáme.

5.3 Záznamy AI běhů - zadání, odpovědi a kroky AI - uchováváme 30 dní, pak je mažeme.

5.4 K ladění chyb výpočetního jádra používáme zadání a modely jen po anonymizaci: bez jmen, kontaktů, adres, souřadnic a fotografií lidí.

5.5 Mapové služby. Když v editoru hledáte místo stavby, prohlížeč posílá zadanou adresu nebo souřadnice přímo veřejným mapovým službám: Českému úřadu zeměměřickému a katastrálnímu (RÚIAN, katastrální mapa, výškopis DMR 5G), geokodérům Photon a Nominatim nad OpenStreetMap a poskytovatelům mapových podkladů. Tyto služby dostávají jen adresu nebo výřez mapy, ne vaše jméno ani obsah projektu. Když AI asistent hledá informace na webu, náš server pošle vyhledávací dotaz, který AI sestaví ze zadání, vyhledávači DuckDuckGo a načte nalezené veřejné stránky. Vaše jméno, kontakty ani soubory se tam neposílají.

5.6 Podrobnosti popisuje stránka Jak v BIM Harness používáme AI.

6.Komu data předáváme

6.1 Osobní údaje neprodáváme. Předáváme je jen dodavatelům, které potřebujeme k provozu služeb:

6.2 Editaci dokumentů v prohlížeči přes Collabora Online provozujeme sami. Není to sub-zpracovatel a dokumenty při editaci nikam ven neodcházejí.

6.3 Na LinkedInu a v galerii zveřejňujeme jen se souhlasem podle článku 3.8.

6.4 Údaje můžeme předat také orgánům veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon, a našemu právnímu nebo účetnímu poradci.

6.5 Změnu sub-zpracovatele oznámíme zákazníkům 30 dní předem.

7.Kde data zpracováváme

7.1 Soubory a databáze jsou v Evropské unii. Aplikace, databáze i úložiště běží v Google Cloud v regionu europe-west3 (Frankfurt). Zálohy se drží tamtéž. Údaje o používání BIM Harness ukládá PostHog také v EU, ve Frankfurtu.

7.2 Výjimky mimo EU:

• AI dodavatelé v BIM Harness. Modely Anthropic a Google běží mimo Evropskou unii, zejména v USA. Předání se opírá o standardní smluvní doložky podle prováděcího rozhodnutí Komise (EU) 2021/914, které jsou součástí zpracovatelských dodatků Anthropic a Google Cloud. Google LLC je navíc certifikovaný v rámci EU-US Data Privacy Framework.
• Stripe může platební údaje předávat uvnitř své skupiny na základě standardních smluvních doložek podle prováděcího rozhodnutí Komise (EU) 2021/914.
• PostHog ukládá data v EU. Je to americká společnost; kdyby k datům přistupovala z USA, opírá se předání o standardní smluvní doložky v její zpracovatelské smlouvě.
• Měřicí a reklamní nástroje na webech, jen s vaším souhlasem, podle Zásad používání cookies.

Prostou řečí: Vaše soubory a modely leží ve Frankfurtu. Mimo EU jde platba kartou a to, co v BIM Harness zpracovává AI. Buildify CDE AI nepoužívá.

8.Jak dlouho data držíme

8.1 Delší lhůty platí jen tam, kde je stanoví zákon (účetní doklady 10 let) nebo kde údaje potřebujeme k obraně právního nároku.

9.Vaše práva

9.1 Máte právo na přístup ke svým údajům, na opravu nepřesných údajů, na výmaz, na omezení zpracování, na přenositelnost údajů zpracovávaných na základě smlouvy nebo souhlasu, na námitku proti zpracování z oprávněného zájmu a na odvolání souhlasu kdykoli. Odvolání souhlasu nemá vliv na zpracování před odvoláním.

9.2 Napište na kluch@buildify.cz. Vyřídíme to do jednoho měsíce. Pokud je žádost složitá nebo jich přijde víc, můžeme lhůtu prodloužit o další dva měsíce - dáme vám vědět do měsíce od podání i s důvodem.

9.3 Musíme si ověřit, že jste opravdu vy. Obvykle stačí, že píšete z e-mailu, kterým se do služby přihlašujete nebo kterým jste se zapsali na čekací listinu. Když to nestačí, vyžádáme si doplňující údaj. Kopie dokladu totožnosti nechceme.

9.4 Jde-li o obsah, který do služby nahrála firma a kde jsme jen zpracovatel, žádost sami nevyřídíme. Předáme ji bez zbytečného odkladu firmě, která je správcem, a dáme vám vědět komu. Zákazníkům jsme se zavázali poskytnout součinnost do 10 pracovních dnů.

9.5 Základní věci si můžete udělat sami: profil upravíte v nastavení účtu, notifikace vypnete v nastavení notifikací, newsletter a marketingové e-maily odhlásíte odkazem v patičce e-mailu. Analýzu používání BIM Harness vypnete v Nastavení aplikace volbou „Nesdílet údaje o používání pro zlepšování služby“ a souhlas s měřením v aplikaci změníte tamtéž.

9.6 Proti zpracování pro přímý marketing, včetně doporučení tarifu podle toho, jak službu používáte, můžete vznést námitku kdykoli a bez udání důvodu. Vyhovíme vždy: vaše údaje k tomuto účelu už nepoužijeme.

10.Automatické rozhodování

10.1 Neděláme automatizované rozhodování ani profilování s právními účinky pro vaši osobu. Pořadí na čekací listině se řídí jen tím, kdy jste potvrdili e-mail.

10.2 V BIM Harness profilujeme jen v malém rozsahu: z počtu kreditů, které spotřebujete na jednu stavbu, odhadneme, který tarif vám vyjde nejlépe, a doporučíme vám ho (článek 3.12). Je to jen nabídka. Na cenu, přístup ke službě ani podmínky nemá vliv a nic se podle ní nemění automaticky. Doporučování vypnete volbou v Nastavení aplikace podle článku 3.11.

11.Stížnost u dozorového úřadu

11.1 Pokud si myslíte, že s vašimi údaji nakládáme špatně, ozvěte se nejdřív nám. Máte ale také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.

12.Zabezpečení, děti a změny těchto zásad

12.1 Data chráníme technickými a organizačními opatřeními - izolací dat jednotlivých zákazníků na úrovni databáze, granulárními oprávněními, povinným ověřením e-mailu, vícefaktorovým ověřením u super-adminů, šifrovaným přenosem a šifrováním v klidu na straně Google Cloud, omezením počtu požadavků a auditem úkonů. Úplný popis opatření je přílohou zpracovatelských smluv.

12.2 Buildify CDE a bim-pulse nejsou určeny osobám mladším 16 let. Účet v BIM Harness si může založit jen člověk starší 18 let. Pro mladší účty nezřizujeme.

12.3 Zásady můžeme změnit, když se změní služba nebo právní úprava. Novou verzi zveřejníme na webu s datem účinnosti a dřívější znění ponecháme v archivu na buildify.cz/pravni/archiv. U podstatných změn dáme vědět e-mailem nebo v aplikaci.